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So funktioniert modernes Terminmanagement – einfach, automatisiert und kundenfreundlich

Die Terminvereinbarung ist in vielen Unternehmen ein laufendes Thema: E-Mail-Pingpong, Telefonate, Rückfragen und spontane Terminänderungen kosten Zeit und Nerven. Doch es geht auch einfacher! In diesem Beitrag stellen wir euch ein bewährtes Tool für Online Terminbuchung mit synchronisiertem Kalender vor, das wir selbst auf unserer Website nutzen und bereits bei zahlreichen Kund:innen erfolgreich integriert haben.

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Warum Online Terminbuchung heute unverzichtbar ist

Gerade für Dienstleister, Berater, Kreativagenturen und Coaches ist eine unkomplizierte Terminvereinbarung ein echter Vorteil. Ein gutes Buchungstool…

• reduziert manuelle Kommunikation
• verhindert Terminüberschneidungen
• spart Zeit für beide Seiten
• sorgt für ein professionelles Auftreten
• arbeitet automatisch mit eurem Kalender zusammen

Das Ergebnis: Eure Besucher:innen buchen direkt auf der Website ihren Wunschtermin – einfach, schnell und ohne Rückfragen.

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So funktioniert die Terminbuchung auf einer WordPress Website

1. Auswahl des passenden Angebots

Auf der Buchungsseite – bei uns z. B. unter Kontakt → Termin buchen – wählt der Kunde zunächst sein Anliegen. Das können Erstgespräche, Beratungstermine oder andere Dienstleistungen sein.

2. Auswahl der Ansprechperson

Wenn mehrere Teammitglieder für Buchungen verfügbar sind, kann definiert werden, wer für welche Terminart zuständig ist.
Beispiel:

• Erstgespräch → nur eine bestimmte Person
• Persönlicher Termin → freie Wahl zwischen mehreren Teammitgliedern

So bekommt der Kunde genau den richtigen Ansprechpartner.

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Verfügbarkeiten + Kalender = perfekte Terminplanung

Einstellbare Arbeits- & Buchungszeiten

Im Tool könnt ihr definieren, zu welchen Zeiten ihr grundsätzlich buchbar seid – etwa:

• Donnerstag: 08:00 bis 17:00
• Freitag: 08:00 bis 13:00

Das sind die allgemeinen Zeitfenster.

Automatische Kalender-Synchronisation

Der wirkliche Vorteil kommt jetzt:
Das System synchronisiert sich live mit eurem Kalender (z. B. Google Kalender).

Wenn dort bereits Termine eingetragen sind, werden diese automatisch blockiert. Kund:innen sehen also nur Zeiten, die real verfügbar sind.

Pufferzeiten vor und nach Terminen

Damit sich Termine nicht überschneiden und ihr genügend Vorbereitungszeit habt, könnt ihr Puffer definieren – etwa 15 oder 30 Minuten.
Das System berücksichtigt diese automatisch.

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Beispiel: Warum ein Termin verfügbar oder blockiert ist

Im Video-Beispiel war am 11. Dezember von 12:00 bis 14:00 Uhr ein Kalendereintrag gesetzt.

Ergebnis:

• Vor dem Termin ist nur bis 11:45 Uhr buchbar (inkl. Puffer)
• Nach dem Termin erst ab 14:15 Uhr

Das System errechnet also intelligent alle möglichen Slots.

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So läuft die Buchung aus Kundensicht

1. Termin auswählen
2. Name & Kontaktdaten eintragen
3. Optional eine Nachricht hinterlassen
4. Abschicken – fertig

Der Kunde erhält sofort eine automatische Bestätigungs-E-Mail, dass der Termin angefragt wurde.

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Bestätigung durch den Website-Administrator

Zur Sicherheit kann eingestellt werden, dass Termine erst durch euch bestätigt werden müssen.
Dann passiert Folgendes:

• Ihr bekommt eine E-Mail: „Bitte Termin bestätigen“
• Ihr bestätigt im WordPress-Dashboard
• Der Kunde erhält danach die endgültige Terminbestätigung

In der Praxis läuft dieser Workflow sehr zuverlässig und professionell.

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Warum wir dieses System empfehlen

• Perfekt für Beratungen, Kreativagenturen, Coaches, Freelancer
• Einfache Einbindung in WordPress
• Zuverlässige Google-Kalender-Sync
• Entlastet das Office & Kundenservice
• Verhindert Doppelbuchungen
• Spart Zeit auf beiden Seiten
• Kunden lieben die einfache Bedienung

Wenn ihr mehr automatisieren wollt, ist eine Online Terminbuchung ein idealer erster Schritt.

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Fazit: Moderne Terminbuchung spart Zeit und verbessert die Kundenerfahrung

Eine Online Terminbuchung mit Kalender-Synchronisation ist mehr als ein Komfortfeature – sie ist ein echter Produktivitätsbooster und bringt Ordnung in euren Arbeitsalltag.

Wenn ihr überlegt, die Terminbuchung auch auf eurer WordPress Website einzubauen, unterstützen wir euch gerne bei der Umsetzung.

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Unser Angebot

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihre Website zu schützen!